وبلاگ

ما چگونه پروژه‌های سئو را مدیریت می‌کنیم؟

در ۲۳ مرداد ۱۳۹۶ توسط

یک آژانس بازاریابی یا تبلیغات، به یک سیستم مدیریت پروژه خوب نیاز دارد. سیستمی که با آن بتواند وضعیت کارهای باقی‌مانده را مدیریت کند، بداند چه چیزی در چه تاریخی باید تحویل داده شود و هر کدام از وظایف انجام شده، چقدر زمان از بخش‌های مختلف گرفته‌اند. من همیشه طرفدار ترلو بودم و روزهای ابتدایی راه‌اندازی فرنیان، تمامی پروژه‌هایمان روی این سیستم بود. کمی بعد، بدست آوردن زمان صرف شده روی پروژه‌ها هم اهمیت پیدا کرد و به سراغ Toggl رفتیم. خوشبختانه ترلو و تاگل را می‌توانستیم با هم ادغام کنیم و روی همان تسک (وظیفه) در حال انجام با استفاده از یک تایمر،‌ زمان صرف شده را ثبت کنیم.

اما مشکل از روزی آغاز شد که تاگل دیگر به ایران سرویس نداد. مجبور شدم که به‌دنبال یک سیستم مشابه تاگل بگردم اما این جست‌وجو نتیجه بخش نبود. به سراغ سیستم‌هایی همچون Asana، vidupm و … رفتم اما آن‌ها هم نیازهایم را رفع نمی‌کردند. ترجیح دادم که به سراغ تسکولو که یک استارتاپ وطنی است بروم.

مهم‌ترین دلایلی که برای این انتخاب داشتم این بود که تسکولو به من اجازه می‌داد تا زمان صرف شده روی هر تسک را مستقیما در سیستم تسکولو ثبت کنم و نیاز به ادغام‌سازی خارجی نداشت. از طرفی، به ما اجازه می‌داد تا بدون دردسر تسک‌های هر لیست که به پایان رسیده بودند یا در حال اجرا بودند را جدا کنیم.

حال بهتر است به سراغ شیوه مدیریت پروژه‌های سئو برویم. اگر شما هم یک سرویس‌دهنده سئو هستید توصیه می‌کنم از روندی که ما تعریف کرده‌ایم استفاده کنید. تا به‌اینجا که مشکلی برایش پیش نیامده!

مدیریت پروژه‌های سئو در فرنیان

ما برای هر مشتری یک بورد جدید ایجاد می‌کنیم. برای راحتی کار، نام این بوردها را به شکل: SEO: Farnian می‌نویسیم. یعنی نوع سرویسی که به آن مشتری ارائه می‌کنیم را پیش از نام پروژه‌اش می‌نویسیم تا پروژه‌ها به‌ترتیب و پشت سر هم نمایش داده شوند. سپس هر بخش از پروژه سئو را به یک لیست و در پروژه‌های بزرگ‌تر به یک Sheet تبدیل می‌کنیم.

مثلا یک پروژه متوسط سئو شامل لیست‌های زیر است:

  • گزارش‌ها و جلسات
  • مشکلات فنی و داخلی
  • محتوا
  • لینک بیلدینگ
  • دیگر تسک‌ها

از آنجایی که ما به صورت ماهیانه به مشتریان‌مان گزارش می‌دهیم، تمامی گزارش‌های یک سال تقسیم به تسک‌های مجزا می‌شوند و به مسئول امور مشتریان محول می‌شود. برای این تسک‌ها ضرب‌الاعجل (Deadline) مشخص می‌شود تا مطمئن شویم گزارش‌ها حتما در زمان تعریف شده ارسال می‌شوند.

در صورت نیاز به برگزاری جلسه با مشتریان، مسئول امور مشتریان با مشتری تماس می‌گیرد، زمان‌های موجود را به ایشان اعلام می‌کند و سپس روی تقویم گوگل زمانی را به همراه زمان حمل و نقل و یا مکان برگزاری جلسه مشخص می‌کند.

محتوا

از آنجایی که در پروژه‌های سئو، محتوا اولویت بسیار بالایی برای آژانس ما دارد؛ به‌صورت دوره‌ای و با استفاده از تسک‌های تکرارشونده محتواهای ارسال شده توسط مشتریان را بررسی می‌کنیم تا ببینیم که نیاز به ویرایش یا بهبود دارند یا خیر. اسناد و آموزش‌هایی که در زمینه محتوا باید برای مشتریان ارسال شوند در ابتدای پروژه مشخص خواهند شد.

مشکلات فنی

تسک‌های مربوط به مشکلات داخلی و On-Page در این بخش قرار می‌گیرند. ما پروژه را به صورت دائمی مانیتور می‌کنیم و اگر مشکلی پیش آمده بود یا بخشی جای بهبود داشت، آن را روی بورد برای رفع/بهبود می‌گذاریم. گاهی اوقات این تسک‌ها را به صورت ایمیلی و گاهی در قالب فایلی برای مشتریان ارسال می‌کنیم تا مشکلات یاد شده را رفع کنند. البته اگر مشتری از سیستم متن‌بازی همچون وردپرس استفاده کند، کارهای فنی را خودمان انجام می‌دهیم چون مطمئنیم به‌شدت سریع‌تر جلو می‌رود!

همچنین بخوانید:  دوره آموزشی سئو: چگونه محتوا را برای سئو بهینه کنیم؟

لینک بیلدینگ

ما پس از عقد قرارداد با مشتریان، تمامی تسک‌های مربوط به لینک‌بیلدینگ پروژه‌ را مشخص می‌کنیم تا مدیر پروژه سئو بتواند زمان تیمش را به درستی بین پروژه‌ها تقسیم کند. گرچه این تسک‌ها در طی اجرای پروژه دست‌خوش تغییرات زیادی می‌شوند اما وجودشان از روز اول آنچنان هم بد نیست! اینجا تقسیم‌بندی صحیح زمان از همه‌چیز مهم‌تر است.

دیگر تسک‌ها

هرچیزی که در چهار دسته فوق قرار نمی‌گیرد جایش اینجاست. فرض کنید یکی از مشتریان در حال برگزاری نمایشگاهی است، تسک را اینجا قرار می‌دهیم تا یکی از اعضای تیم‌مان به نمایندگی (یا گاهی اوقات همه تیم) در آن نمایشگاه حضور پیدا کنند و سری به مشتری‌مان بزنند. این کار باعث می‌شود تا آشنایی بهتری با بازار مشتری و مشتریانش پیدا کنیم و البته روابط ما با مشتری را بهبود می‌بخشد. یکی از مهم‌ترین دلایلی که یک مشتری برای مدت طولانی می‌تواند از سرویس‌های یک آژانس استفاده کند، ایجاد و حفظ یک رابطه خوب با وی است.

 

در پایان هر ماه یکی از همکاران ما زمان‌های صرف شده برای هر پروژه را بر اساس زمان صرف شده توسط هر کدام از اعضای تیم و زمان صرف شده روی هر کدام از پروژه‌ها را  Export می‌کند. این اطلاعات به ما کمک می‌کند تا ببینیم هر پروژه چقدر از بودجه در نظر گرفته شده را مصرف کرده‌اند و آیا ما توانسته‌ایم زمان را تحت کنترل داشته باشیم یا خیر. درست است که خدمات ما به صورت ساعتی ارائه نمی‌شوند، اما باز هم باید ببینیم که همکارانمان وقتشان را چگونه استفاده کرده‌اند.

جلسات

جلسات ماهیانه با مشتریان

ما در طی مدت همکاری با مشتریانمان حداقل در هر ماه یک جلسه برگزار می‌کنیم. ممکن است در این جلسه در مورد رقیبان و نقاط قوتشان صحبت کنیم و یا ممکن است به یک کارگاه آموزشی تبدیلش کنیم. تا حد ممکن سعی کرده‌ایم که منعطف باشیم. در واقع یک آژانس «باید» منطعف باشد و بر اساس نیاز مشتری‌اش، خدمات خود را تغییر دهد.

جلسات هفتگی داخلی

ما هر هفته جلسه‌ای به اسم جلسه ترافیک در آژانس برگزار می‌کنیم. در این جلسه، وضعیت پروژه‌ها و میزان پیشرفتشان توسط اعضای تیم ارائه می‌شود و بر اساس اولویت‌ها، وظایف هفته پیش رو برای هر شخص تعریف می‌شود. البته اگر اعضای تیم به جلسه ترافیک نرسند (چون ساعت کاری بعضی از همکاران من در فرنیان شناور است)، باید با خود شیرینی بیاورند! 🙂


روند کلی مدیریت پروژه‌های سئوی فرنیان را در نوشته فوق خواندید. فرقی ندارد که در چه زمینه‌ای فعال هستید. تجریبات مدیریت پروژه‌تان را حتما با ما و دیگر کاربران فرنیان به اشتراک بگذارید.

اگر نوشته‌ای که خواندید مفید بود، آن را با دوستانتان به اشتراک بگذارید:

دیدگاه‌ها/سوالات کاربران

شما چه دیدگاهی دارید؟

    لطفا نکات زیر را در نظر داشته باشید:

  • لطفا دیدگاه/سوال خود را با زبان و کی‌برد فارسی ارسال کنید
  • لطفا از تبلیغ مستقیم وب‌سایت خود خودداری کنید
  • نظراتی که با چیزی به جز نام ارسال شده باشند تایید نخواهند شد حتی اگر مفید باشند